Community aziendali: meglio attività on-line o in presenza?
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Incontri on-line e in presenza: pro e contro. |
È risaputo: negli ultimi anni i momenti di confronto on-line sono passati da essere terra semi-inesplorata a terra ben battuta. Non sempre con successo, ma di sicuro battuta.
Ma che dire quando si tratta di creare e sviluppare delle community aziendali unite da una stessa visione e attive per rafforzare la stessa cultura d’impresa?
Il web è pieno di case history positive di community on-line. Tutto dipende dall’obiettivo della community.
Per la mia esperienza, in un’attività di culture change management sono fondamentali entrambe le modalità: sia quella in presenza che on-line. Ognuna delle due ha i suoi pro e i suoi contro e sono funzionali per esigenze differenti.
Pro e contro degli incontri in presenza
I pro:
- forte potere aggregante;
- consentono il contatto diretto fra le persone;
- generano emozioni più vivide. Le emozioni a loro volta stimolano la motivazione e le azioni successive, quindi il cambiamento;
- lasciano ricordi duraturi;
- offrono un senso di coinvolgimento maggiore;
- consentono di svolgere insieme attività pratiche ed esperienziali;
- danno spazio al linguaggio del corpo (non verbale);
- permettono di raccogliere materiale foto/video dell’evento di ottima qualità per le successive attività di comunicazione.
I contro:
- richiedono (generalmente) più tempo per essere organizzati;
- richiedono (generalmente) più budget;
- quando sono coinvolti molti partecipanti richiedono (generalmente) la presenza di più personale organizzativo rispetto ad un incontro on-line;
- a seconda della durata e tipologia di evento sono da prevedere coffee break o veri e propri pasti per i partecipanti;
- è necessaria una location che accolga le persone coinvolte;
- vanno messi in conto i tempi di trasferta per raggiungere la location e, se previsti, gli eventuali rimborsi economici per la trasferta di partecipanti e relatori;
- pone dei limiti alla possibilità delle persone di partecipare perché geograficamente distanti o perché non hanno la disponibilità di tempo necessaria;
- in alcuni casi sono vincolati dal meteo (incontri o attività all’aperto).
Pro e contro degli incontri on-line
I pro:
- permettono di connettere persone geograficamente anche molto distanti;
- essendo (generalmente) più semplici ed economici da organizzare (se non addirittura “zero budget”), possono essere più frequenti;
- possono essere anche molto brevi (mentre per un incontro in presenza questo è vero solo con persone che si trovano già nello stesso posto e che non devono affittare uno spazio apposta per riunirsi);
- consentono di lavorare più facilmente con strumenti multimediali e interattivi dal momento che le persone sono già tutte di fronte ad un computer;
- possono essere registrati e visti nuovamente in un secondo momento oppure mostrati a persone che non avevano potuto partecipare.
I contro:
- generano un livello di coinvolgimento minore (soprattutto emotivo: per quanto un’attività di gamification on-line possa essere divertente, difficilmente riuscirà ad eguagliare l’esperienza di una bella attività dal vivo… ma accogliamo la sfida!);
- le persone tendono a distrarsi di più o addirittura a “staccarsi” di tanto in tanto per rispondere alla richiesta di un collega, scrivere un’e-mail o partecipare ad altre call;
- si creano meno legami fra i partecipanti e di intensità minore;
- l’atmosfera tende ad essere più “fredda”;
- la riuscita dell’incontro è subordinata alla “tecnologia” non solo dell’organizzatore (che dal canto suo può prendere tutte le precauzioni del caso affinché cali nella connessione internet o altri eventuali intoppi non si verifichino o abbiano rapida soluzione) ma di ogni singolo partecipante, che potrebbe non riuscire a collegarsi o a sentire/vedere bene;
- collegato al punto sopra vi sono limiti di partecipazione per tutte quelle persone che per vari motivi non hanno un rapporto amichevole con i collegamenti a distanza (o con il computer in generale).
Quale e quando
Come detto prima, la scelta di una modalità rispetto all’altra dipende dal contesto e dalle esigenze.
Personalmente nel momento della nascita di una community aziendale, così come in corrispondenza delle fasi principali del suo percorso di crescita, preferisco sempre le attività in presenza. Per costituirsi una community ha assoluta necessità che si creino legami forti fra i suoi primi fondatori e questo accade meglio se c’è un contatto diretto. Inoltre permette anche a me di creare una relazione umana, e consiglio di curare questo aspetto a chiunque voglia guidare un gruppo di persone in un cambiamento o rafforzamento di valori.
Al tempo stesso, soprattutto quando la community crescerà, sarà impossibile limitare gli incontri alla presenza fisica. Così come è importante che si creino legami, è altrettanto prezioso far sì che quei legami abbiano occasione di farsi più saldi attraverso una comunicazione costante ed interazioni frequenti, anche a distanza.
In altre parole:
se, ad esempio, c’è da elaborare la visione che guiderà il percorso di culture change management o da definire le sue linee-guida, suggerisco caldamente di farlo con attività in presenza;
per momenti di allineamento, follow-up oppure di planning operativo così come per attività di comunicazione che mantengano il focus, il confronto on-line è un’ottima soluzione. Si possono prevedere anche incontri on-line di natura più ludica o, al contrario, illustrativa della visione (quindi su argomenti seri), ma è diverso organizzarli a seguito di momenti dal vivo invece che in sostituzione.
Altra domanda interessante da porsi è: le persone si conoscono già? O è la prima volta che interagiscono fra di loro?
Meglio on-line o in presenza, quindi?
Direi che ho già risposto. È meglio saper scegliere quando on-line e quando in presenza: lo strumento giusto per il giusto obiettivo e il giusto pubblico, bilanciandoli in modo da ottenere il meglio da entrambi.
In sintesi:
Incontri on-line e incontri in presenza hanno entrambi i loro pro e contro. In generale gli incontri on-line sono più veloci da organizzare ed è più facile partecipare, non dovendosi spostare per farlo; per contro, il livello di coinvolgimento è minore, il tasso di distrazione più alto e la coda lunga di motivazione ed entusiasmo è… meno lunga. Gli incontri in presenza possono essere più costosi e impegnativi, sia per gli organizzatori che per i partecipanti, ma i risultati in termini di engagement e creazione di legami sono nettamente maggiori.
Ragionare in termini di obiettivi e pubblico dell’incontro è basilare per sceglierne la modalità. Momenti topici per il percorso di culture change management sarebbe meglio svolgerli in presenza, riservando l’on-line ad attività più di routine o, se di rilievo, svolte a seguito di un incontro dal vivo. Questo non perché sia così in assoluto, ma perché in questo genere di progetti uno degli obiettivi cardine è rendere solido il legame e la motivazione fra i membri della community. Naturalmente se la maggior parte delle persone da coinvolgere fosse impossibilitata a riunirsi in presenza, allora non sarebbe quella la soluzione più indicata. Non si creano legami fra persone che non ci sono.
Il punto non è tanto se è meglio incontrarsi on-line o in presenza. Il punto è essere in grado di capire quando è meglio in un modo e quando in un altro e come bilanciarli. Avere presente vantaggi e svantaggi di entrambe le opzioni ci aiuta a farlo.
| Nel libro “Guidare un cambiamento di VALORE® in azienda: la skill dei manager visionari” illustro il mio metodo per allineare i team ad una cultura condivisa, orientando il loro modo di agire. |
